Jos organisaatiossa on paljon avaimia tai arvokasta omaisuutta, on tärkeää tietää, kenen hallussa tavarat milläkin hetkellä ovat. Paperivihko tai Excel ovat epäluotettavia tapoja päivittää näitä tietoja, jos halutaan varmuus omaisuuden hallintaan. Tiedätkö, miten esimerkiksi yrityksesi avainten säilytys on hoidettu?
Kaso myy, asentaa, huoltaa ja ylläpitää juuri tähän tarkoitukseen suunniteltuja kaappeja ja lokerostoja, jotka toimivat pääasiassa RFID-tunnistuksen kautta. Selainpohjaisen järjestelmän kautta näet reaaliaikaisesti, kenen hallussa omaisuus on. Järjestelmästä saa ulos myös selkeät raportit, jotka kertovat, mitkä avaimet ovat paikoillaan ja kenellä liikkeellä olevat yrityksen avaimet tai tavara ovat.
Katso kaikki avain- ja omaisuudenhallinnan tuotteet.
Millaiset organisaatiot tai yritykset tarvitsevat avainten hallintaa?
“Avainten hallinta on erityisen tärkeää rakennuksiin, joissa säilytetään luottamuksellista tai turvaluokiteltua tietoa, arvokasta omaisuutta tai kriittisiä laitteita. Tällaisia voi olla esimerkiksi valtion organisaatiot tai yritykset, joiden rakennuksissa on niin sanottuja turvatiloja. Tällöin yleensä halutaan varmistaa, että avaimet pysyvät aina rakennuksen sisällä eikä niitä viedä kotiin”, kertoo Sami Malinen, Kason tuotepäällikkö.
Palvelualoilla, kuten hoitokodeissa, siivouksessa ja kunnossapidossa on yleensä paljon tuuraajia sekä keikkatyöntekijöitä, joille ei voi antaa pysyvästi avainta käyttöön. Kaappien sekä RFID-tunnisteiden avulla on mahdollista säädellä, kuka henkilö saa mihinkin kohteeseen, huoneeseen tai laitteeseen avaimen.
Avainten hallinta on hyödyllinen ratkaisu mille tahansa yritykselle, jolla on paljon avaimia: isännöitsijät, asuntomyyjät tai esimerkiksi logistiikkayritykset, joilla on paljon autoja sekä kuljettajia. Jakelutyössä tarvitaan usein myös nippu asiakkaiden avaimia, jotka täytyy pitää varmasti hallussa.
Millaiset organisaatiot tarvitsevat omaisuuden hallintaa?
“Avainkaappien lisäksi Kasolta löytyy omaisuudenhallintaan suunniteltuja kaappeja ja lokerostoja, joiden koko ja ominaisuudet riippuvat täysin siitä, mitä sinne laitetaan. Kaapit voidaan räätälöidä esimerkiksi tavaroiden koon ja painon mukaan. Sama suunnittelu pätee toki avainkaapeissakin avainten määrään ja kokoon“, kertoo Malinen.
Tyypillinen esimerkki omaisuuden hallinnan asiakkaasta on huolto-, korjaus- tai rakennusalan yritys, joilla on arvokkaita työkaluja käytössään ja avaimia asiakkaille. Tiettyihin kaappeihin saa välineet, joihin vain tietyillä henkilöillä on käyttöoikeudet.
Teollisuudessa voi olla paljon esimerkiksi yhteiskäytössä olevia kriittisiä työkaluja, joista täytyy tietää, että kenellä työntekijällä työkalu on juuri nyt käytössä. Tällöin RFID-tunniste on ratkaisu työkalujen noutoon ja palauttamiseen.
Tietyt mittaustyökalut voivat maksaa kymmeniä tuhansia. Arvokkaiden työkalujen suhteen voikin jakaa oikeudet vain niille henkilöille, jotka niitä todellisuudessa tarvitsevat.
Onko avain- tai omaisuudenhallintakaapin hankinta siis kannattava ratkaisu? Tämä selviää vain vertaamalla hankintaa siihen, millaisesta omaisuudesta olet vastuussa. Mikä on hinta, jos omaisuus häviää, tai johonkin murtaudutaan? Varmista siis, että hallittava esine on todellisuudessa juuri siellä, missä sen kuuluukin olla ja että sitä käytetään aina vain valtuutetun henkilön toimesta.
Lue myös: Signaaliturvapussit ja salakuuntelunestolaatikot varmistavat organisaatioiden tietoturvan
